Uso de CFDI: catálogo y claves explicadas

¿Qué es el uso de CFDI y por qué el SAT lo pide?

El uso de CFDI es el campo de la factura electrónica donde el receptor declara para qué va a usar fiscalmente ese comprobante: si es un gasto deducible, una compra de mercancía, un pago sin efectos fiscales o una deducción personal. No lo elige quien factura, sino quien recibe la factura, porque es él quien conoce cómo va a aplicar ese gasto en su contabilidad o en su declaración anual.

Desde CFDI 4.0, este dato dejó de ser un simple requisito de forma: el SAT valida que el uso de CFDI elegido sea compatible con el régimen fiscal registrado del receptor, y si no coincide, el PAC rechaza el timbrado del comprobante antes de que exista como factura válida.

Cómo funciona el catálogo de uso de CFDI (c_UsoCFDI) en CFDI 4.0

El catálogo oficial se llama c_UsoCFDI y es una de las listas de valores que el SAT publica junto con los demás catálogos de CFDI 4.0, como los de régimen fiscal o forma de pago. Cada clave tiene dos o tres caracteres —una letra que indica la familia (G de general, D de deducciones, S de sin efectos, I de inversiones— y un número de folio dentro de esa familia.

Con CFDI 4.0, el emisor debe capturar en el comprobante tanto el RFC como el nombre y el régimen fiscal exactos del receptor, tal como están dados de alta ante el SAT. Si el uso de CFDI que se declara no corresponde a ese régimen —por ejemplo, usar una clave de deducción personal con el RFC de una empresa—, el sistema del PAC detiene el timbrado. Esta validación cruzada es la razón por la que elegir bien el catálogo uso de CFDI ya no es opcional ni cosmético.

G01, G03 y S01: los usos de CFDI más comunes

En el día a día de cualquier negocio, tres claves cubren la mayoría de las facturas que se emiten:

• G01 — Adquisición de mercancías. Se usa cuando la factura corresponde a mercancía que el comprador va a revender o a incorporar a su inventario, típico en comercio y distribución.
• G03 — Gastos en general. Es la clave más utilizada en operaciones cotidianas: servicios, insumos, herramientas de trabajo, suscripciones o cualquier gasto que no encaje en una categoría más específica. Cuando alguien pregunta qué uso de CFDI poner y no está seguro, uso de CFDI G03 suele ser la respuesta correcta para gastos operativos generales.
• S01 — Sin efectos fiscales. Se declara cuando el receptor no va a deducir ni acreditar nada con ese comprobante, por ejemplo cuando un consumidor final pide su factura solo para tener el respaldo de la compra, sin intención de usarla fiscalmente.

Estas tres claves, junto con G02 (devoluciones, descuentos o bonificaciones), concentran la mayor parte del volumen de facturación entre empresas y con público en general.

D01 a D10: usos de CFDI para deducciones personales

La familia D está reservada para personas físicas que van a deducir un gasto en su declaración anual, y el catálogo cubre categorías específicas:

• D01 — Honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios.
• D02 — Gastos médicos por incapacidad o discapacidad.
• D03 — Gastos funerales.
• D04 — Donativos.
• D05 — Intereses reales pagados por créditos hipotecarios (casa habitación).
• D06 — Aportaciones voluntarias al SAR.
• D07 — Primas por seguros de gastos médicos.
• D08 — Gastos de transportación escolar obligatoria.
• D09 — Depósitos en cuentas para el ahorro o primas de planes de pensiones.
• D10 — Pagos por servicios educativos (colegiaturas).

Estas diez claves son exclusivas de personas físicas: si un emisor intenta timbrar una factura con D01 usando el RFC de una persona moral, el PAC la rechaza porque el régimen fiscal de una empresa no es compatible con una deducción personal. Por eso cada consultorio, escuela o aseguradora que emite comprobantes bajo estas claves necesita capturar correctamente el régimen fiscal del paciente o alumno, no el de la institución.

CP01 y CN01: los usos que no eliges tú

Dos claves del catálogo funcionan distinto al resto porque están amarradas a un tipo de comprobante específico, no a una decisión libre del receptor:

• CP01 — Pagos. Es la clave obligatoria del complemento de pago, el CFDI que se emite cuando una factura se cobra después de haberse expedido (pago diferido o en parcialidades). No se elige entre varias opciones: si el comprobante es un complemento de pago, el uso de CFDI CP01 es el único válido. Puedes profundizar en cómo funciona este documento en nuestra guía sobre el complemento de pago.
• CN01 — Nómina. Es la clave reservada para los comprobantes de nómina que las empresas emiten a sus trabajadores por sueldos y prestaciones. Tampoco es una elección: todo CFDI de nómina se timbra con esta clave.

La diferencia práctica es que, mientras G01, G03, S01 y las claves D dependen de lo que el receptor va a hacer con el gasto, CP01 y CN01 dependen únicamente del tipo de comprobante que se está generando.

Qué uso de CFDI poner si no sabes cuál elegir

Cuando un cliente pide su factura y no sabe qué uso de CFDI poner, conviene hacerle dos preguntas simples antes de timbrar:

1. ¿Vas a deducir o acreditar este gasto? Si la respuesta es no, la clave correcta casi siempre es S01.
2. ¿Eres persona física con un gasto personal específico (médico, educativo, funerario) o una empresa con un gasto operativo? Si es persona física con ese tipo de gasto, corresponde alguna clave D; si es un gasto operativo de negocio, la opción por defecto suele ser G03, salvo que se trate de mercancía para reventa, donde aplica G01.

El emisor no puede adivinar la respuesta ni asumir la clave más cómoda: el dato lo define el receptor porque es quien conoce el destino fiscal real del gasto, y quien responde ante el SAT si declara algo que no corresponde.

Errores comunes al elegir el uso de CFDI

Los rechazos y las correcciones posteriores casi siempre vienen de los mismos descuidos:

• Usar G03 para todo por costumbre, incluso cuando el gasto sí encaja en una clave más específica, lo que puede complicar la deducción del receptor más adelante.
• Elegir una clave D con el régimen fiscal de una persona moral, lo que provoca el rechazo inmediato del timbrado.
• Confundir S01 con "no sé qué poner", cuando en realidad S01 significa específicamente que no habrá efectos fiscales, no que la elección quedó pendiente.
• No actualizar el régimen fiscal del receptor antes de facturar, de forma que el uso de CFDI capturado ya no coincide con el régimen vigente ante el SAT.
• Dejar que el emisor decida el uso de CFDI sin preguntarle al cliente, cuando en realidad es un dato que solo el receptor puede confirmar con certeza.

Evitar estos errores reduce cancelaciones, facturas devueltas y correcciones contables que consumen tiempo del equipo administrativo, sobre todo cuando el negocio también necesita cumplir con los requisitos para facturar que exige el SAT en cada comprobante.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si pongo el uso de CFDI incorrecto?

Si el uso no es compatible con el régimen fiscal del receptor, el PAC rechaza el timbrado y hay que corregir el dato antes de emitir la factura. Si el comprobante ya se timbró con una clave que no refleja el uso real, lo más común es cancelarlo y emitir uno nuevo con la clave correcta.

¿Quién elige el uso de CFDI, el que factura o el que recibe la factura?

Lo elige el receptor, porque es quien sabe si va a deducir el gasto, en qué categoría y bajo qué régimen fiscal. El emisor solo captura el dato que el cliente le proporciona al momento de pedir su factura.

¿Puedo usar G01 para servicios en lugar de mercancía?

No es lo recomendado. G01 está pensado para adquisición de mercancías destinadas a reventa o inventario; para servicios, insumos o gastos operativos que no son mercancía, la clave adecuada suele ser G03.

¿Las claves D01 a D10 aplican a empresas?

No. Las diez claves de la familia D son exclusivas de personas físicas que deducen gastos personales en su declaración anual; un RFC de persona moral no es compatible con ninguna de estas claves.

¿CP01 y CN01 se pueden usar en una factura normal?

No. CP01 es exclusiva del complemento de pago y CN01 de los comprobantes de nómina; ninguna de las dos se declara en una factura de ingresos, gastos o traslado convencional.

Elegir el uso de CFDI correcto en cada comprobante evita rechazos de timbrado, cancelaciones y dolores de cabeza con la contabilidad de tus clientes. En AISDC construimos sistemas de facturación CFDI que validan automáticamente el régimen fiscal del receptor contra el catálogo del SAT, incluyendo los tipos de CFDI y los regímenes fiscales más comunes, para que cada factura se timbre bien desde la primera vez.